Başvuru Rehberi

Sunum Hazırlama Rehberi

1. SUNUM DOSYASI NEDEN ÖNEMLİDİR?

Sunum dosyanız, projenizi en iyi şekilde anlatma fırsatınızdır. Bu dosya, projenizin gücünü, etkisini ve başarısını gösterecek en kritik araçtır. Başvuru kılavuzunda belirtilen kurallara, tavsiyelere ve uyarılara dikkat ederek hazırlayacağınız bir sunum dosyası, Seçici Kurul’un projeyi doğru anlamasını ve takdir etmesini sağlar.

Sunum dosyanız, yalnızca bilgilendirici değil, aynı zamanda ikna edici olmalıdır. Projenizin en güçlü yönlerini ön plana çıkararak, başarınızı vurgulayın. Ayrıca, sunumunuzun görsel olarak da etkileyici ve tutarlı olmasına özen gösterin. Unutmayın ki, Seçici Kurul’un projenizi değerlendirirken dayandığı tek kaynak sunum dosyanızdır; bu nedenle, her ayrıntıya önem vererek, eksiksiz bir dosya hazırlamayı hedefleyin.

 

2. SUNUMUN KURGUSAL YAPISI

Sunum dosyanız, mantıksal bir sıralamayla hazırlanmalı ve projenizi tüm yönleriyle açıklamalıdır. Aşağıda önerilen başlık yapısını takip ederek projenizi net bir şekilde ifade edebilirsiniz:

• Başlık Sayfası: Proje adı, başvuru yapılan kategori, kurum adı ve proje yöneticisinin bilgileri yer almalıdır.

İpucu: Projenizin dikkat çekici bir sloganı varsa, başlık sayfasında öne çıkararak jüriye etkileyici bir başlangıç yapabilirsiniz. Proje adı, başvuru yapılan kategori, kurum adı ve proje yöneticisinin bilgileri yer almalıdır.

• İçindekiler: Sunumun bölümlerini içeren kısa bir içerik listesi ekleyin.

Uyarı: İçindekiler bölümü eksik veya karışık olursa, sunum akışı zorlaşabilir; her bölümün başlığını ve sayfa numarasını düzenli ekleyin. Sunumun bölümlerini içeren kısa bir içerik listesi ekleyin.

• Giriş: Projenin genel tanımı, amacı ve temel bilgileri yer almalıdır.

İpucu: Giriş bölümünde projenizin sektörde yarattığı farkındalığı veya sektörel bağlamını kısaca belirtin. Projenin genel tanımı, amacı ve temel bilgileri yer almalıdır.

• Proje Özeti: Projenizin kısa ve anlaşılır bir özeti, ana hatlarıyla sunulmalıdır.

Dikkat: Proje özeti, ana hatlarıyla net bir resim sunmalı, karmaşık detaylardan kaçının. Projenizin kısa ve anlaşılır bir özeti, ana hatlarıyla sunulmalıdır.

• Projenin Amacı ve Hedefleri: Bu bölümde projenizin spesifik amaçları ve hangi hedeflere ulaşmayı amaçladığınız açıkça belirtilmelidir.

İpucu: Ulaşılması planlanan anahtar performans göstergelerini (KPI) hedeflerle eşleştirerek jüriyi etkileyin. Bu bölümde projenizin spesifik amaçları ve hangi hedeflere ulaşmayı amaçladığınız açıkça belirtilmelidir.

• Planlama ve Strateji: Projenizin nasıl planlandığını, hangi stratejilerin benimsendiğini detaylandırın. Burada zamanlama, bütçe ve kullanılan iletişim araçlarına da yer verin.

Uyarı: Bu bölümde planlama ve bütçe bilgilerini şeffaf tutun; abartılı veya eksik bilgi güvensizlik yaratabilir. Projenizin nasıl planlandığını, hangi stratejilerin benimsendiğini detaylandırın. Burada zamanlama, bütçe ve kullanılan iletişim araçlarına da yer verin.

• Uygulama Süreci: Projenin nasıl hayata geçirildiği, karşılaşılan zorluklar ve uygulama aşamalarının başarıyla tamamlanmasını sağlayan stratejiler açıklanmalıdır.

İpucu: Başarılı çıktıları kısa başarı hikayeleriyle destekleyin. Projenin nasıl hayata geçirildiği, karşılaşılan zorluklar ve uygulama aşamalarının başarıyla tamamlanmasını sağlayan stratejiler açıklanmalıdır.

• Yaratıcılık ve Yenilikler: Projenizin hangi alanlarda yaratıcı ve özgün olduğunu vurgulayın.

Dikkat: Yenilikçi özellikleri aşırı detaylandırmaktan kaçının; önemli ve farklı yönleri öne çıkarın. Projenizin hangi alanlarda yaratıcı ve özgün olduğunu vurgulayın.

• Sonuçlar ve Değerlendirme: Projenin başarı ölçütleri ve elde edilen somut sonuçlar yer almalıdır. Eğer projede bağımsız bir değerlendirme yapıldıysa, sonuçları bu bölümde paylaşın.

İpucu: Metriklerle sonuçları destekleyin (örneğin, %70 hedef kitlenin projeyi sahiplenmesi gibi somut veriler). Projenin başarı ölçütleri ve elde edilen somut sonuçlar yer almalıdır. Eğer projede bağımsız bir değerlendirme yapıldıysa, sonuçları bu bölümde paylaşın.

• Kapanış: Projenizin genel sonuçları ve gelecekteki etkileri hakkında kısa bir değerlendirme ile sunumu tamamlayın.

 

3. SUNUMDA DİKKAT EDİLECEK PÜF NOKTALAR

3.1. Kısa ve Öz İçerik

Sunumda gereksiz ayrıntılara yer vermekten kaçının. İzleyicilerinizin dikkatini uzun süre canlı tutmak için içerikleri kısa, net ve etkili bir şekilde sunun. Her slayt, ana mesajı doğrudan iletmeli ve konuyla ilgili temel bilgileri içermelidir.
İpucu: Bir slaytta maksimum üç ana fikir yer almalıdır. Bu, bilgi karmaşasını önler ve izleyicinin dikkatini toplar. 

3.2. Görsel Ağırlıklı Tasarım

Metin yerine görselleri kullanmak, mesajınızın akılda kalıcılığını artırır. Görseller, projeyi anlatmak için destekleyici unsurlar olmalıdır. Aşağıdaki görsel türlerini kullanabilirsiniz: 

• Görüntüler ve Grafikler: Projenizin etkilerini göstermek için grafik ve resimler kullanın.

• İnfografikler: Proje süreçlerini görselleştirmek için infografiklerden yararlanın.

• Videolar: Projenizin uygulama sürecini veya başarılarını anlatan kısa videolar sunumunuza derinlik katar.

İpucu: Görselleri aşırıya kaçmadan kullanın. Bir slaytta en fazla iki görsel kullanarak odaklanmayı kolaylaştırın. Görsellerin çözünürlüklerinin yüksek ve ilgili olduğundan emin olun.

 

3.3. Tipografi ve Renk Seçimi

Tipografinin okunabilirliği, sunumunuzun profesyonelliğini yansıtır. Tutarlı ve sade yazı tipleri kullanarak sunumunuzu düzenli hale getirin.

• Yazı Tipi: Arial, Calibri veya Times New Roman gibi profesyonel ve okunabilir yazı tipleri tercih edin.

• Boyut: Başlıklar için en az 36 punto, gövde metinleri için en az 20 punto boyut kullanın.

• Renkler: Gözü yormayan, uyumlu renk kombinasyonları seçin. Koyu arka planlar üzerinde açık renkli metinler ya da açık arka planlar üzerinde koyu renkli metinler kullanılmalıdır.

İpucu: Marka renklerinizi yansıtacak, ancak aşırıya kaçmayan bir renk şeması oluşturun. Dengeyi korumak, sunumunuzu estetik açıdan çekici kılar.

 

3.4. Slayt Sayısını Sınırlayın

Sunum slaytlarınızı kısa ve etkili tutun. Yönetmelik gereği sunumlarınızın 30 sayfayı geçmemesi gerektiğini unutmayın. Ayrıca sunumunuzu gereksiz ayrıntılarla doldurmak, izleyicinin ilgisini dağıtabilir.
İpucu: Her slayt, ana mesajı kısa ve öz bir şekilde iletmeli; izleyiciye bir sonraki adıma geçme isteği uyandırmalıdır.

 

4. VERİ VE KANITLARI DOĞRU KULLANIN

Sunumunuzda sunduğunuz her bilgi mutlaka somut verilerle desteklenmelidir. Seçici Kurul, projelerin başarılarını objektif verilere dayanarak değerlendirecektir. Bu nedenle:

• Grafik ve Tablo Kullanımı: Elde ettiğiniz sonuçları grafiklerle ve tablolarla açıklayın. Rakamları görsel hale getirmek, Seçici Kurul’un projeyi daha iyi anlamasına yardımcı olur.

• Kaynak Gösterimi: Eğer bağımsız araştırma şirketleri veya anketler kullanıldıysa, bu kaynakların verilerini detaylı olarak sunun ve güvenilirliğini belirtin.

İpucu: Verileri sade ve anlaşılır grafiklerle desteklemek, bilgi akışını kolaylaştırır.

 

5. SUNUM ŞABLONLARI İLE TUTARLILIK SAĞLAYIN

Sunum boyunca kullanılan şablon, tüm slaytlar arasında tutarlılık sağlayarak görsel akışın bozulmamasına yardımcı olur. Profesyonel bir şablon kullanarak sunumunuzu düzene sokabilir ve izleyicinin dikkatini dağıtmadan tüm bilgileri verebilirsiniz.
İpucu: Tüm slaytlarda aynı yazı tipi, renk ve düzeni koruyarak sunumun bütünlüğünü sağlayın. Sunum şablonları, vakit kazandırır ve sunumunuzun daha profesyonel görünmesini sağlar.

 

6. SUNUMUNUZUN GENEL AKIŞI

Sunumunuzu hazırlarken, izleyicilerin dikkatini baştan sona canlı tutmak için akıcı bir yapı izlemelisiniz. Bu, bilgilendirici ve görsel olarak dengeli bir sunum yaratmanıza yardımcı olur:

• Açılış Slaytı: Dikkat çekici ve net bir başlık ile başlamalısınız.

• Giriş: Projenizin amacını, neyi başarmayı hedeflediğinizi kısaca özetleyin.

• Ana Bölümler: Planlama, uygulama, sonuçlar gibi bölümleri net bir şekilde birbirinden ayırarak anlatın.

• Kapanış: Projenizin genel sonuçlarını ve sağladığı katkıları özetleyen etkili bir kapanış yapın.

İpucu: Her bölümün sonunda izleyiciye projeyle ilgili ana mesajları hatırlatın ve ilgilerini canlı tutun.

 

Sunum Taslağı
Sunumu Hazırlarken Dikkat Edilecek Zorunlu Hususlar

1. Proje Özeti

2. Planlama

• Amaçlar
• Projenin Dönemi
• İletişim Hedefleri
• Hedef Kitle
• Bilinçlendirdiği kişi sayısı(mevcutsa yazılacak)
• Ulaştığı kişi sayısı (mevcutsa yazılacak)
• Sosyal Paydaşlar (mevcutsa yazılacak)
• Strateji, Taktikler
• Temel Mesajlar
• Zamanlama
• Kanallar, Araçlar
• Proje Bütçesi
• Dış kaynak tedariki (mevcutsa yazılacak)
• Risk analizi

3. Uygulama

Sürecin ayrıntılı anlatımı, varsa karşılaşılan zorluklar, değişiklikler

4. Yaratıcılık

• Özgünlük
• Akılda kalıcılık

5. Ölçümleme – Değerlendirme

İletişim projesinin belirlenen hedeflere ulaşmasının değerlendirilmesinde, çeşitli araştırma yöntemlerinden ve başarı kriterlerinden yararlanılır. İletişim projelerinde reklam eşdeğer yansıması bir başarı kriteri değildir. Reklam eşdeğerinin ölçümleme kriteri olarak gösterildiği projelerin başvurularını, Seçici Kurul Üyeleri değerlendirme dışında bırakma hakkına sahiptir.

Proje özelinde bağımsız bir araştırma şirketi ile yapılan bir araştırma varsa açıklayınız…

Ayrıca sunumun en sonunda projede mevcutsa özet olarak yer alması gereken bilgiler;

• Projenin paydaşları ve paydaş yönetimi
• Toplumsal kalkınmaya yararı
• Çevresel etkileri
• Sürdürülebilirliği
• Kuruluşun Kurumsal Sorumluluk Politikası
• Kuruluşun, çevre ve toplumla ilişki ve duyarlılığı hakkında yönetim politikaları
• Projede Sivil Toplum Kuruluşu ile birlikte çalışıldı mı?
• Projenin ölçülebilir çıktıları
• Projede Sivil Toplum Kuruluşlarının Sosyal Etki Raporları yer almalıdır

Not: Sadece SEDEFED Sivil Toplum Kategorisi'ne yapılan başvurularda sunuma eklenecek diğer bilgiler için tıklayınız